•تسلم الكتب / الاستدعاء إلى قسم الديوان لتوريده.
•توقيع الكتاب / الاستدعاء من الإدارة وتسليمها لقسم الشراء المختص.
•يقوم ضابط الشراء بما يلي:
1. وضع الكتاب والمرفقات داخل الملف الخاص بهذه العملية (ملف أمر الشراء).
2. إعداد مذكرة تبين واقع الحال ومدى انسجام المطلب مع أحكام النظام وتعليماته.
3. إجراء المراسلات والحصول على الموافقات اللازمة واستكمال النواقص إن وجدت.
4. اعداد  التوصيات.
5. رفع التوصيات  إلى اللجنة المركزية لاتخاذ القرار.
•تحول المعاملة لسكرتير لجنة العطاءات المركزية لعرض المعاملة على لجنة العطاءات لاتخاذ القرار اللازم ويحول مسودة القرار إلى قسم الشراء المعني.•يقوم ضابط الشراء بما يلي:
1. إعداد الملحق وفقا للنماذج ألمعتمده لهذه الغاية وفقا للقرار الصادر عن اللجنة المركزية .
2. تدقيق الملحق وتحويله للرقابة لتدقيقه وفقا للوثيقة.
• تحويل ملحق القرار إلى اللجنة المركزية لتوقيعه.
•يقوم سكرتير اللجنة بمطابقة القرار النهائي للملحق مع قرار اللجنة وبعد توقيع أعضاء اللجنة .
•يرسل الملحق للديوان لتصديقه من وزير المالية للوازم العامة والمشتركة والوزير المختص للوازم الخاصة .
•يقوم الديوان بإرسال الملحق إلى جميع الجهات المختصة.

كتاب من الدائرة المستفيدة او/و استدعاء من المتعهد موجه للدائرة  او/و قرار من لجنة العطاءات المركزية /لجنة المشتريات.